Si fa presto a dire magazzino... Ma poi bisogna gestirlo. Ecco come Sirio automatizza le procedure

MENDRISIO - Creare un magazzino è relativamente semplice. Molto più difficile è gestirlo. Per questo Sirio, l’azienda di Mendrisio specializzata in sistemi gestionali, ha elaborato un modulo specifico per chiunque voglia ottimizzare e razionalizzare l’amministrazione del proprio magazzino.

Il modulo permette la definizione degli articoli che saranno inseriti nei documenti della gestione ordini, la registrazione delle entrate/uscite del magazzino, la gestione dell’inventario, delle giacenze, delle diverse statistiche analitiche e riassuntive di acquisti e vendite.

La gestione degli articoli nella griglia è molto compatta e suddivisa in sezioni in base alle varie opzioni di visualizzazione: per esempio, l’elenco degli articoli è visivamente separato rispetto alla lista delle movimentazioni dell’articolo.

Questo consente di presentare i dati in modo ordinato e facilitarne la lettura, permettendo così di gestire un consistente e illimitato numero di articoli; il modulo offre inoltre un potente filtro di ricerca impostabile su diversi criteri.

Può essere definito un numero illimitato di magazzini, selezionandone uno come principale, che sarà associato in modo automatico agli articoli che man mano vengono inseriti nel sistema

Gli articoli possono essere creati senza che vengano gestiti i movimenti di magazzino, definendoli come di tipo catalogo, oppure possono essere soggetti ai movimenti di entrata e uscita. Possono appartenere ad un determinato gruppo merceologico, ed essere gestiti per lotti di produzione. Ad ogni articolo vengono poi associate le informazioni di unità di misura di vendita e di peso, il tipo di imballaggio e le dimensioni.

L’anagrafica dell’articolo è molto ricca di informazioni che possono essere attribuite per specificare le caratteristiche del prodotto: per esempio la categoria, il fatto che non debba essere soggetto a sconti oppure che non possa essere venduto.

Il modulo gestisce anche gli articoli composti, ovvero formati da più componenti: quando a magazzino viene caricato un articolo composto vengono scaricati automaticamente gli articoli che lo costituiscono.
Nella scheda dell’articolo è anche possibile impedire che la sua giacenza possa andare sotto zero: a tale proposito si possono definire eventualmente degli articoli sostitutivi o equivalenti, che verranno proposti in fase di creazione di un documento della gestione ordini qualora il quantitativo desiderato superi quello effettivamente disponibile in stock.

A ciascun articolo possono essere associati un prezzo di acquisto, più prezzi di vendita e un prezzo minimo di vendita, espressi anche nelle divise estere inserite nel sistema. Indicando una partita contabile e un’aliquota IVA si può fare in modo che, inserendo l’articolo in un documento, vengano già proposti questi dati, dando comunque la facoltà all’utente di modificarli.

Essendo Sirio un sistema “poliglotta”, anche per il modulo di magazzino è prevista la gestione dei testi in più lingue.
Qualora l’articolo in magazzino abbia una giacenza iniziale è possibile indicare lo stock  iniziale espresso nell’opportuna unità di misura e il valore economico della merce, la quantità minima al di sotto della quale è necessario riordinare e una quantità ideale della comanda che verrà proposta nell’ordine al fornitore.

Il magazzino, così come le giacenze della merce, è aggiornato in tempo reale con i movimenti di entrata/uscita. Questi possono essere impostati manualmente o generati automaticamente con l’inserimento dei documenti della gestione ordini. È inoltre possibile gestire lo spostamento di merce tra diversi magazzini.
Al fine di eseguire un controllo contabile, tramite la contabilità creditori è possibile collegare il bollettino dell’entrata merci al documento ricevuto: a fine anno si stamperà la distinta della merce in magazzino per la quale la fattura non è ancora stata ricevuta.
Il modulo prevede sia l’esportazione degli articoli in un file formato Excel, sia l’importazione di nuovi dati anagrafici degli articoli oppure  di modifiche di articoli già in essere.

La gestione dell’inventario è parte integrante del modulo, può essere eseguita in qualsiasi momento dell’anno e, tramite l’ausilio di dispositivi per la lettura di codice a barre chiamati Piccolink, le quantità effettive rilevate in magazzino vengono aggiornate nello stock dell’articolo.

Come per gli altri moduli, anche la gestione del magazzino prevede numerosi report: dalla gestione dell’inventario, ai giornali contabili relativi ai bollettini, alla giacenza stock e alle relative movimentazioni.